Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

In de diverse media is er al ruim aandacht voor de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG).

Door deze Europese privacywetgeving krijgen personen meer privacy rechten en krijgen organisaties meer verantwoordelijkheden op het gebied van privacy.

Ik wil jou laten weten wat wij hiermee doen, wat wij bewaren en hoe wij je persoonlijke gegevens beheren en wat ik allemaal onderneem hiervoor.

Persoonsgegevens Algemeen

Valencia Holidays tevens handelend onder de naam Reisbureau Acirce maakt gebruik van persoonsgegevens. Deze gegevens hebben wij nodig om een reis te boeken, zoals pakketreizen, vliegtickets, hotels, treinreizen, autovakanties, cruises, maar ook een reis- en/of annuleringsverzekering.

Voor deze reizen bewaar ik de volgende gegevens:

• Geslacht

• Voorletter(s)

• Eerste officiële voornaam conform paspoort of ID kaart.

• Achternaam

• Eventueel getrouwde naam

• Geboortedatum

• Adres

• (mobiel) Telefoonnummer

• Emailadres

• Gegevens van thuisblijvers + noodtelefoonnummer

• Auto- en kenteken gegevens

Elke luchtvaartmaatschappij en touroperator heeft deze gegevens nodig om een ticket af te kunnen geven of een boeking te maken voor een landarrangement. Daarnaast is een geboortedatum belangrijk om in aanmerking te komen voor bijvoorbeeld kinderkorting of seniorenkorting.

Sommige luchtvaartmaatschappijen en touroperators vragen ook om een emailadres/mobiel telefoonnummer om reizigers op de hoogte te stellen van bijvoorbeeld vluchtwijzigingen en vertragingen. Ook willen met name luchtvaartmaatschappijen deze gegevens hebben omdat de lokale autoriteiten bepaalde informatie eisen. Dit geldt momenteel voor landen als de Verenigde Staten, Canada, Mexico en Korea.

Extra Persoonsgegevens

Naast de algemene persoonsgegevens bewaar ik ook nog andere gegevens:

• Als je slecht ter been bent en (deels) afhankelijk van een rolstoel dan maken wij hier een notitie van. Wij kunnen dan meteen bij boeking assistentie regelen op de luchthaven en informeren je over een aangepaste accommodatie die geschikt is voor iemand in een rolstoel.

• Er zijn reizigers die afhankelijk zijn van medische apparatuur, zoals een apneu-apparaat of zuurstofapparaat. Ook deze gegevens bewaar ik omdat dit apparaat van te voren aangemeld moet worden bij een luchtvaartmaatschappij. Omdat mensen hier afhankelijk van zijn, gaat deze niet in het ruim mee.

• Ook bewaar ik dieetgegevens wanneer iemand gebruik maakt van een speciale maaltijd zodat wij dit bij boeking kunnen doorgeven.

• Ook bewaren wij lidmaatschapsnummers van klanten bij luchtvaartmaatschappijen, cruisemaatschappijen en hotelketens van klanten die zeer regelmatig vliegen/boeken zodat ik ook deze gegevens direct bij boeking door kan geven en de klant deze mijlen of punten niet misloopt. Ook voorkeuren als zitplaatsen en maaltijden bewaar ik.

• En wij bewaren van sommige klanten paspoort en/of ID gegevens die onlangs gereisd hebben en die mij deze gegevens hebben doorgegeven! Wij bewaren echter niet alles. Van het paspoort of de ID kaart bewaren wij de volgende gegevens:

  • paspoortnummer of ID nummer
  • afgiftedatum
  • vervaldatum
  • Plaats van afgifte

• Wij bewaren dus GEEN BSN nummers, omdat wij deze niet nodig hebben voor een reis. Mochten wij deze toch nodig hebben, bij bv. een visumaanvraag, dan zullen wij er om vragen en na ontvangst ook direct weer verwijderen.

• Paspoortgegevens en/of ID gegevens hebben wij ook nodig om je in te checken op vluchten buiten het Schengen gebied. Wij hebben GEEN digitale kopieën meer van paspoorten en/of ID kaarten op onze pc staan.

Wat bewaar ik niet

De volgende gegevens bewaren wij niet:

• Geloofsovertuiging

• Politieke overtuiging

• Seksuele voorkeur

• Etnische afkomst

• Bankrekeningnummers

• Gegevens van Facebook, Linkedin, Instagram ed.

• Salarisgegevens en/of werkgeversinformatie

Service

Zoals je kunt lezen, bewaren wij diverse gegevens van onze klanten. Wij bewaren deze echter om service te kunnen verlenen, direct bij boeking te kunnen handelen en om ook te zorgen dat een reis goed verloopt, want sommige zaken zijn essentieel om een reis te boeken en goed te laten verlopen. Al deze gegevens worden bewaard op zgn. klantenkaarten die alleen toegankelijk zijn voor ons.

Verwerking & Beveiliging

Als reisbureau hebben wij met al onze leveranciers afspraken gemaakt (verwerkersovereenkomsten) dat ze de persoonsgegevens die ik doorgeef, alleen mogen gebruiken voor de te boeken reis en er verder niets mee mogen doen.

Ons boekingssysteem en onze werkwijze is inmiddels helemaal aangepast aan de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Resumé: Alle gegevens die wij van jou doorkrijgen worden uitsluitend gebruikt om de reservering(en) die wij in opdracht van jou mogen maken op een correcte wijze te kunnen verwerken. Wij zullen je persoonsgegevens nimmer voor andere doeleinden gebruiken of doorspelen aan andere partijen.

Vragen

Mocht je nog vragen hebben, stel ze gerust!

Of heb je vragen of ik gegevens over je bewaar en welke ik bewaar, stel ze ook gerust!

Wil je dat ik geen gegevens meer over je bewaar, laat het me dan weten, dan verwijder ik die uit mijn systeem. Hou er dan wel rekening mee dat je bepaalde essentiële zaken als maaltijdvoorkeur, frequent flyer nummer, gezondheidsgegevens bij boeking zelf doorgeeft, zodat ik het kan verwerken. Als ik het niet “meer” weet, dan kan ik niet instaan voor een goede afwikkeling.

Bij de komende boekingen zal ik alle gegevens die ik op dit moment heb opgeslagen, nog een keer met de reizigers checken of ze nog relevant zijn voor de boekingen. Zo niet, dan verwijder ik ze direct uit mijn systeem.

Mailadres

Omdat je mail van mij ontvangt, betekent dat ik in het bezit ben van je emailadres. Heb je in het verleden bij mij geboekt, of ooit informatie aangevraagd? Dan staat je emailadres in mijn systeem en heb ik dit overgezet in mijn mailingsysteem.

Mocht je onze mailing niet meer willen ontvangen, schrijf je dan uit van deze mailing. Onderaan kan je kiezen voor unsubscribe. In dat geval zal ik ook je emailadres verwijderen uit mijn klantensysteem.

Als je onze mail wel wilt blijven ontvangen, dan schrijf je je dus niet uit, en zie ik het als een AKKOORD dat ik je emailadres mag bewaren.